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第3回 システム健康診断って社内システムにどんな効果があるの?

2013年5月

システム健康診断って社内システムにどんな効果があるの?

「やりたいことは何となくわかったけど、やったところで効果があるの?」
という疑問が沸く方もいらっしゃるでしょう。
「無駄な時間を使いたくない!」というご意見もごもっともです。

そこで、今回はどういった期待効果があるかをご説明します。

誰が使うの?

そのシステムが壊れたりトラブルが起こった場合に、利用者からの苦情を最初に受ける方です。もちろん、社内のヘルプデスク機能がある場合は、そこから転送されて答える方になります。「いや、面倒は見てるけど知らんよ・・・」と思った方は要注意です。なぜなら、トラブル発生時には、必ずと言っていいほど、

「何でトラブルが起きているのか説明しろ!」
「復旧はいつまでに?どうやって?」
「リカバリー手段を準備してなかったのか?」
「この状況を想定してなかったのか?」
「バックアップもされていないとは聞いてないぞ!!」
「使えないと困る~~~!!」

などなど、上司や利用者の方々からのクレームがビシバシ飛んできます。特に上司の方のお怒りやご指摘は、言い方は悪いですが「後出しじゃんけん」ですので、ほぼ負けますし、仮に言い負かせたとしても、今後の人間関係を考えても、メリットは少ないのではないでしょうか。「ウチの上司はもっと話がわかる優しい人だから大丈夫」という会社の方は、事前にこういった準備は必要無いのかもしれません。しかし、そうではない会社にいらっしゃる、上記のようなことを言われたくない、社内システム担当者を対象と考えています。


何に使うの?

大きく分けて3つの利用シーンを想定しています。


1つ目は「社内で正しく認知してもらうため」です。

これは、その社内システムを費用をかけて(他社にお金を払って)作ったものであれば、「認知されている」と言えますが、そうじゃない場合、社内で正しく認知されているかは微妙です。「されている」つもりでも、社内の有志?で作ったものは、責任を問うことも難しければ、トラブル発生時の対応や改修も強制することが難しいのではないでしょうか。

「ウチの部署の部下に作らせたので大丈夫だ!」

おっしゃる通り、「今は」大丈夫です。しかし、その方が異動されたり、退職されたらどうでしょう?トラブルの種になりえるのではないでしょうか。そんな困った事態になる前に、このシステム健康診断の結果を会社に提示し、まずは正規の社内システムとして認知していただくことが社内システム担当者として最初にやるべきことです。


2つ目は「リスクの洗い出し」です。

表面上、問題が無いように見えても、実は大きなリスクを抱えている場合もあります。
そのため、我々システム屋がプロの目で見て判断できるリスクの洗い出しが必要です。

特に弊社はExcelやAccessのシステム開発に10~15年ほど携わっている技術者も多数おりますし、Excel、Accessの開発案件としても500件以上経験しております。その経験から得た様々な知見を元に、どういったリスクが潜んでいるかを診断します。中には、経験した人にしか思い付かない様な、トラブルで得た知見も持っています。二度と経験したくないようなトラブルもありますが・・・ (-_-;

つまり、自分が経験もしていなければ想像もできないようなトラブルが隠れていても、それを発見し明らかにすることができ、さらにそのリスクを、

 ・保有したままにするのか
 ・軽減するのか
 ・移転するのか
 ・解消するのか

・・・といった議論につなげることができます。


3つ目は「改修に活用すること」です。

自社のビジネスを時代遅れにしないためには、この早いスピードで移り変わるビジネス環境への素早い対応が必要です。

「ここを改修しよう!すぐにシステム会社へ連絡するように。」

上司から、そんな指示を受けます。さて、システム屋さんに何を話しますか?

「このシステムの、この部分を、これこれこういう風に変更したいんだ」

しかし、そのシステム屋さんは、該当のシステムの知見をどの程度お持ちでしょうか?
いくらプロとは言え、知見のないシステムを即座に正確に把握することは困難です。

「どのぐらいの画面数ですか?」
「設計書はありますか?」
「DB定義はありますか?」
「業務フローはありますか?」
「他のシステムとの連携はありますか?」
「必要なプログラム一式をください。」

などなど、大抵はシステムにかかわる資料を求められます。そして、一旦それらの資料を持ち帰ってある程度把握して、次回の打ち合わせで詳細について確認します。その後、お見積が出てくる、ということになります。

さて、ここまでで、だいたい2~3回ぐらいは打ち合わせが必要で、期間的には、早くても2週間ぐらいかかるでしょうか。

しかし、システム健康診断結果があれば、例えば最初にオファーする際のメールに添付し、「この辺を変更したいんだけど」と伝えることで、システム屋はここから読み取れない情報や不足している情報を事前に質問としてあげてくれます。あとは、その情報を準備して打ち合わせをすることで、素早い立ち上げが可能になります。


まとめると・・・

システム健康診断を行い、その結果を共有することで、上司、システム部門、経営陣等、然るべき立場の方に、現状の状態や抱えるリスクなどを正しく認知していただくことができます。
さらに、システム改修時の委託先へのインプット情報として活用できます。

また、全体像が分かれば、業務改善のポイントや効果測定のための数値取得が可能な箇所がどこなのか、ということも見えやすくなりますし、そういった一連の活動を通して得たアウトプットが、社内システム担当者であるあなたの価値を高めることにお役に立つのではないか、と考えております。

願わくば、このシステム健康診断結果を、業務改善プロセスのインプット情報としてご活用いただき、業務改善につながり、その効果が現れれば、我々としても微力ながらも、お客様のお力になれたという満足感を得ることができると考えています。

それでは!