Excel運用の限界を超える。食品製造業の予算策定業務を「効率化・可視化・全社最適化」へ導いた運用支援事例
はじめに
予算策定は、多くの食品メーカーにとって毎期避けて通れない重要業務です。一方で、事業部・支店・営業担当と関係者が多く、Excelファイルの配布・回収・集計に膨大な工数がかかる、担当者ごとにやり方が異なり属人化している、といった課題を抱える企業は少なくありません。
本記事では、複数の食品メーカー様に対して行った予算策定業務支援の事例をご紹介します。予算ツールのシステム開発、維持・保守、業務支援という各フェーズからのアプローチを通じて、業務の効率化から可視化、さらには全社最適化までを実現した取り組みです。
取り組み内容
支援は大きく「予算作成ツールの開発」と「運用支援」の2つの柱で構成されています。
0. 予算策定のAs-Is、To-Be業務フローの作成
- 現行運用をヒアリングしAs-Is業務フローを作成
- As-Is業務フローをもとに、負荷の高い業務を優先的に自動化するTo-Be業務フローを作成
1. 予算作成ツール開発
- 自動化の提案
- 予算・見込入力フォームの構築
- 予算・見込・実績を参照できるレポートの整備
- 配賦処理の実装
- 会計システム、その他管理システムとの連携
2. 運用支援
- 運用マニュアルの作成（手動作業と自動化部分の切り分けを明確化）
- マスタ整備、初期データ作成（事業部別・支店別の予算・見込の初期値反映など）
- 営業担当への配布、回収・集計の実務支援
システム構築だけで終わらせず、現場が実際に回せる運用体制まで含めて支援している点が特徴です。
システムの全体像
構築した「予見実管理システム」（予算・見込・実績の管理システム）を中心に、以下のような業務フローを実現しました。
- 会計、売上、販促費、経費などの既存管理システムとインターフェース連携し、実績データを自動で取り込み
- 組織マスタ、店舗マスタ、商品マスタなどのマスタ管理を一元化
- 全社予算をもとに初期データを作成し、事業部・支店へExcelフォームを配布
- 事業部・支店は予算を入力してアップロード。
営業担当はフォームをダウンロードし、半期予算を入力してアップロード - 集約された実績・見込データから帳票を出力し、多角的な照会・分析が可能に
現場が使い慣れたExcelを入力インターフェースとして残しつつ、配布・回収・集計・マスタ管理といった裏側の煩雑な処理をシステム側で担う構成です。
3つのステップで実現した価値
STEP1 効率化
業務フローの改善により、属人化を解消し、煩雑な作業を効率化。また予算の配賦を自動化することで、データ入力の手間を大幅に削減しました。
STEP2 可視化
様々な切り口からのデータ照会が可能になり、部門や役職ごとに見たい軸でデータを参照できるように。経営層・管理部門が戦略的に数字を把握できる環境が整いました。
STEP3 最適化
事業部間の運用を統一し、業務全体を最適化。管理担当・入力担当それぞれの労力を削減するとともに、保守作業の自動化による工数削減も実現しています。
お客様の声
「情シスへの知見が上がり、弊社への委託がほとんどなくなりました」
支援を通じてお客様社内の情報システム部門にノウハウが蓄積され、外部委託に頼らず自走できる体制が整ったことを示すコメントです。
単なるシステム納品ではなく、お客様自身が運用を担えるようになることをゴールとした支援の成果と言えます。
まとめ
本事例のポイントは以下の3点です。
- 開発・保守・業務支援の各フェーズを一貫して支援し、システムと運用の両面から予算策定業務を改善
- 現場のExcel運用を活かしながら、配布・回収・集計・マスタ管理を仕組み化
- 効率化、可視化、全社最適化の3ステップで段階的に価値を拡大し、最終的にはお客様の自走化まで実現
予算策定業務の属人化や集計工数にお悩みの食品メーカー様にとって、参考になる事例です。
