棚卸を効率化する方法8選｜作業時間を短縮するコツやおすすめツールを解説

「棚卸に半日以上かかってしまう」「在庫差異の確認に追われて通常業務が止まる」といった悩みを抱えていませんか。

棚卸は在庫の正確性を担保するために欠かせない業務ですが、進め方次第で作業時間は大きく変わります。本記事では、棚卸業務が非効率になる原因を整理したうえで、棚卸を効率化する8つの方法、得られるメリット、有効なツールまでをわかりやすく解説します。

棚卸業務が非効率になる主な原因

まずは、棚卸業務が非効率になってしまう主な原因を5つ解説します。

1. 在庫情報が最新の状態で管理されていない

入出庫の記録漏れや入力遅れが発生すると、帳簿在庫と実在庫に差異が生じます。

棚卸時に差異の原因を調査する必要があり、作業時間が長引く要因となります。また、複数の担当者が個別に管理している場合も、情報の整合性が取りづらくなります。

リアルタイムで在庫情報を更新できる仕組みづくりが重要です。

2. エクセルや紙で管理している

エクセルや紙による管理では、手入力や転記作業が多く、入力ミス・記載漏れが発生しやすくなります。

最新版のファイルが分からなくなり、データ管理が煩雑になるケースも少なくありません。複数人で同時に更新しづらく、情報共有にも時間がかかります。

商品点数や拠点数が増えるほど、管理負荷は大きくなります。

3. 商品数・保管場所が増えている

SKU数や保管場所の増加により、確認対象が増えて作業時間が長くなります。

倉庫や店舗が複数ある場合、担当者間の連携も必要になります。商品を探す時間や移動時間が増え、棚卸効率が低下する原因となります。

ロケーション管理やゾーニングを見直すことで改善しやすくなります。

4. 作業手順が標準化されていない

担当者ごとに数え方や記録方法が異なると、ミスや漏れが発生しやすくなります。

棚卸範囲が重複したり、逆に未確認エリアが生じたりする可能性もあります。

作業マニュアルやチェックリストを整備し、手順を統一することが重要です。事前に役割分担や作業スケジュールを決めることで、当日の混乱を防げます。

5. 人的ミスによる再確認が発生している

数え間違いや記録ミスがあると、差異確認のために再棚卸が必要になります。

再確認が増えるほど、棚卸全体の作業時間や人件費も増加します。

バーコードやハンディターミナルなどを活用すると、人為的なミスを減らせます。ダブルチェックのルールを設けることも、精度向上につながります。

棚卸を効率化する8の方法

ここからは、棚卸を効率化する具体的な方法を8つ紹介します。

1. 棚卸前に在庫データを整理する
2. 棚卸のルール・担当範囲を明確にする
3. エクセルテンプレートを活用する
4. バーコード・QRコードを活用する
5. ハンディターミナルを導入する
6. RFIDを活用する
7. 在庫管理システムを導入する
8. リアルタイムで在庫を管理できる仕組みを構築する

1. 棚卸前に在庫データを整理する

棚卸前に、不要な在庫データや重複データを整理しておきましょう。

入出庫の記録漏れや未処理データがないか確認し、商品コードや保管場所（ロケーション）の情報を最新化します。

事前準備を徹底することで、当日の差異や確認作業を減らせます。

2. 棚卸のルール・担当範囲を明確にする

棚卸の対象範囲や作業手順を、事前に共有しておきましょう。

エリアや商品ごとに担当者を割り振ることで、重複・漏れを防げます。カウント方法や記録方法を統一し、担当者ごとのばらつきをなくすことも重要です。

チェックリストやマニュアルを用意すると、作業品質を維持しやすくなります。

3. エクセルテンプレートを活用する

あらかじめ商品名や商品コードを登録したテンプレートを用意しておきましょう。

関数や条件付き書式を活用すると、入力ミスや集計作業を軽減できます。

小規模事業者や商品点数が少ない企業では導入しやすい方法です。ただし、商品数や拠点数が増えると管理負荷が高まるため、運用規模に応じた見直しも必要になります。

4. バーコード・QRコードを活用する

商品にバーコード・QRコードを付与し、スキャンで在庫を確認する方法です。

手入力を減らすことで、入力ミスや転記ミスを防止できます。棚卸作業のスピードと精度を同時に向上できる点がメリットです。

在庫管理システムと連携すると、データ更新も効率化できます。

5. ハンディターミナルを導入する

ハンディターミナルを導入すると、バーコードを読み取るだけで在庫データを登録できます。

紙への記録や後からの入力作業が不要になり、棚卸結果をその場でシステムへ反映できるため、作業時間を短縮できます。

商品数や倉庫規模が大きい企業ほど、導入効果が高い方法です。

6. RFIDを活用する

RFIDタグを利用すると、複数の商品をまとめて非接触で読み取れます。

バーコードのように一つひとつスキャンする必要がないため、大量の商品を短時間で棚卸でき、人為的なミスも削減できます。

アパレル業界や物流業界など、多品種・大量在庫を扱う企業で導入が進んでいます。

7. 在庫管理システムを導入する

在庫管理システムを導入すると、入出庫・在庫・棚卸データを一元管理できます。

棚卸データを自動で反映し、手入力や転記作業を削減できます。在庫差異の把握や分析が容易になり、棚卸精度の向上にもつながります。

発注管理や販売管理と連携できるシステムなら、在庫管理全体を効率化できます。

8. リアルタイムで在庫を管理できる仕組みを構築する

入庫・出庫時点で在庫情報をリアルタイムに更新する仕組みを整えましょう。

帳簿在庫と実在庫の差異が発生しにくくなり、棚卸負担を軽減できます。

最新の在庫情報をもとに発注や生産計画を立てられるため、欠品や過剰在庫の防止にもつながります。棚卸だけでなく、在庫管理や需給管理全体の最適化を実現しやすくなる方法です。

棚卸を効率化するメリット

棚卸を効率化することで得られるメリットは、主に4つあります。

• メリット1. 作業時間を短縮できる
• メリット2. 棚卸の精度を向上できる
• メリット3. 人件費を削減できる
• メリット4. 在庫管理全体の改善につながる

メリット1. 作業時間を短縮できる

棚卸の手順を見直したりツールを導入したりすることで、商品の確認・記録作業を効率化できます。

バーコードやハンディターミナルを活用すれば、手入力や転記の手間を削減できます。

棚卸にかかる時間が短縮され、通常業務への影響を最小限に抑えられます。繁忙期や決算期でも、スムーズに棚卸を実施しやすくなります。

メリット2. 棚卸の精度を向上できる

手入力や目視確認を減らすことで、数え間違いや入力ミスを防止できます。

最新の在庫データをもとに棚卸を行うことで、帳簿在庫と実在庫の差異を減らせます。

棚卸精度が向上すると、在庫データの信頼性も高まります。正確な在庫情報は、発注や生産計画の精度向上にもつながります。

メリット3. 人件費を削減できる

棚卸作業に必要な人数や作業時間を削減できます。

差異確認や再棚卸の回数が減り、余計な工数が発生しにくくなります。残業や休日出勤を抑えられるため、人件費の削減につながります。

削減した人員を、売上につながるコア業務へ配置しやすくなる点もメリットです。

メリット4. 在庫管理全体の改善につながる

棚卸業務を効率化する過程で、在庫管理フローや保管レイアウトの課題を見直せます。

リアルタイムで在庫を把握できる環境を整えることで、欠品や過剰在庫の防止につながります。発注・入出庫・棚卸の情報を一元管理できれば、在庫管理業務全体の効率化を実現できます。

在庫データを活用した需要予測や需給管理にもつなげやすくなり、企業全体の生産性向上が期待できます。

棚卸の効率化に有効なツール

棚卸の効率化に有効なツールを5つ紹介します。

• 在庫管理システム
• エクセル
• バーコード・QRコード
• ハンディターミナル
• RFID

在庫管理システム

在庫管理システムは、在庫情報をリアルタイムで一元管理できるツールです。

入出庫・棚卸・発注・販売データと連携し、在庫管理全体を効率化できます。棚卸データを自動反映できるため、作業時間や人的ミスを削減できます。

商品数や拠点数が多い企業、継続的に業務改善を進めたい企業におすすめです。導入コストはかかるものの、中長期的には業務効率化やコスト削減が期待できます。

エクセル

エクセルは、棚卸表や在庫一覧を作成できる、導入しやすい管理方法です。

関数やテンプレートを活用すれば、集計作業を効率化できます。初期費用を抑えられるため、小規模事業者や在庫数が少ない企業に向いています。

ただし、手入力やファイル管理が必要で、人的ミスやデータ更新漏れが発生しやすい点には注意が必要です。

バーコード・QRコード

商品にバーコードやQRコードを付与し、スキャンして在庫を管理する方法です。

手入力を減らし、入力ミスや転記ミスを防止できます。棚卸作業のスピードと精度も向上しやすくなります。

在庫管理システムと組み合わせることで、より高い効果を発揮します。

ハンディターミナル

ハンディターミナルは、バーコードを読み取り、在庫情報をその場で登録・更新できる専用端末です。

紙への記録や後からのデータ入力が不要になり、作業時間の短縮と人的ミスの削減を同時に実現できます。

倉庫・物流・製造業など、大量の商品を扱う現場で広く利用されています。システムとの連携によって、リアルタイムな在庫管理も可能です。

RFID

RFIDは、ICタグ（RFIDタグ）を利用して、商品情報を無線で読み取る仕組みです。

複数の商品を一括で非接触読み取りできるため、棚卸時間を大幅に短縮できます。商品を一つずつスキャンする必要がなく、大量在庫の管理に適しています。

人為的な読み取りミスを減らし、棚卸精度の向上にもつながります。タグや専用機器の導入コストがかかるため、多品種・大量在庫を扱う企業で特に導入効果を得やすい方法です。

棚卸効率化には在庫管理システムがおすすめな理由

数あるツールの中でも、棚卸の効率化には在庫管理システムの導入がおすすめです。その理由を4つ解説します。

1. 棚卸作業を大幅に削減できる
2. リアルタイムで在庫状況を把握できる
3. 発注・入庫・出庫まで一元管理できる
4. 需要予測と連携できるシステムなら欠品・過剰在庫も防げる

1. 棚卸作業を大幅に削減できる

入出庫データが自動で記録・更新されるため、帳簿在庫と実在庫の差異が発生しにくくなります。

棚卸時に確認・修正する項目が減り、作業時間を大幅に短縮できます。

バーコードやハンディターミナルと連携すれば、棚卸の効率と精度をさらに向上できます。

2. リアルタイムで在庫状況を把握できる

入庫・出庫のたびに、在庫数が自動で更新されます。

最新の在庫情報を確認できるため、棚卸時の差異が発生しにくくなります。拠点や倉庫が複数あっても、在庫状況を一元的に把握できます。

在庫不足や過剰在庫の兆候を早期に発見し、迅速に対応できる点もメリットです。

3. 発注・入庫・出庫まで一元管理できる

在庫管理だけでなく、発注・入庫・出庫の情報を一つのシステムで管理できます。

データを二重入力する必要がなくなり、業務効率が向上します。部門間で同じ在庫データを共有でき、情報のズレも防げます。

業務全体を可視化できるため、在庫管理フローの改善にもつながります。

4. 需要予測と連携できるシステムなら欠品・過剰在庫も防げる

販売実績や季節変動などのデータを活用して、将来の需要を予測できます。

需要予測に基づいて、適切な発注量や生産量を計画できます。

欠品による販売機会の損失や、過剰在庫による保管コストの増加を防ぎやすくなります。

シグマクレストのご支援成功事例

自社に適したシステムを判断するには、実際の導入事例を見るのが近道です。

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まとめ

本記事では、棚卸業務が非効率になる原因と、棚卸を効率化する8つの方法、メリット、有効なツールを解説しました。

棚卸の効率化は、事前準備やルールの明確化といった運用面の改善から始められます。さらに作業時間と精度を高めるなら、バーコードやハンディターミナル、在庫管理システムの活用が効果的です。

棚卸だけでなく在庫管理や需給管理まで含めて改善したいなら、業界特化型の「需っ給さん」をぜひ検討してみてください。