多摩センター校で先に導入しており、本部から指示を受けたのがきっかけです。新規オープンの教室では生徒さんや保護者さんとの関係性が薄いのですが、スタッフの誰でも生徒さんや保護者さん一人ひとりにあった応対をすることで早く良い関係性が作れるのではないかと考えて導入をいたしました。
ただ、CTIというサービスを全く知らなかったので、導入してもうまく使えるのかという不安はありました。しかし実際に利用してみると、複雑な操作はなく着信と同時に相手の名前や前回の問合せ内容が表示されるので、例えば、別のスタッフが前回問い合わせ対応していたり、自分が前回の問い合わせを対応していたが瞬時に内容を思い出せない場合も、メモ履歴を確認することでスムーズな対応をしています。
大きく3つあります。
1つ目は生徒情報が瞬時に表示されるところです。
生徒管理システムと連携しており、着信と同時にどの生徒からの問合せなのかがわかるのは非常に大きなポイントです。普段、電話が掛かってくるのは授業前（夕方）の欠席連絡がほとんどなのですが、日中に電話が掛かってくると「なんだろうと？」思います。その際に『中学3年生の保護者○○様』からのお電話とわかると「受験の相談かな？」と電話に出る前に心構えをしてから対応をしています。また、非常勤スタッフからは、すべての生徒を細かに把握出来ていない場合もあるので、兄弟の表示があることで兄弟どちらへの問い合わせや欠席の連絡なのか生徒管理システムを開かずとも把握できるので便利だと聞いています。
2つ目は着信履歴です。
営業時間外は留守電になるのですが、留守電にメッセージを残さない方も中にはいらっしゃいますが、「着信履歴画面」で不在着信が確認できるので翌日に折り返すなど対応をしています。携帯電話では当たり前ですが、固定電話でも着信履歴を見ることができるのは利点の一つだと思います。
3つ目はメモ機能です。
非常勤のスタッフが問合せを受けた場合でも、前回の問合せ内容がメモ履歴に残っているので自然と情報共有ができています。問合せ管理表などを作成せずに一元管理でき、受験シーズンなど問合せが多くなっても、着信と同時に前回問合せが確認できるのでお客様一人ひとりにあわせた適切な対応をしています。
保護者様からの反応としては、電話応対をきちんとすることで好感度があがっているように感じています。
正直、これまで利用せずにいたので、利用せずともそれなりの対応はできます。ただ、あれば便利なのは間違いないです。 新規オープンの教室でも有効に使えますが、100名以上の生徒が所属している教室だと更に効果があると思います。日々の問合せも多く、スタッフも複数人で対応するためシンカCTIを利用することでスムーズな情報共有に繋がるはずです。ほかにも、多種多様な問い合わせのある本社では、部署を問わずに誰でも対応ができるので利便性を感じられるサービスだと思います。
新規開校の小中学生を対象にしたグループ指導の学習塾様。当校では、わからない問題や苦手な単元があれば、「わかるまで、できるまで」無料で補習を行い、中学生には、定期テスト前に学校別・試験範囲別の対策を行います。これらにより毎年「劇的な成績アップ」を果たし、数々の伝説として今も生徒たちに語り継がれています。先生方は、子供たち一人ひとりの“成長”と“地域密着の塾”を目指し、日々、地域に貢献できるようにと取り組んでおります。
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