シンカCTI「カイクラ」の導入事例

• 株式会社i-tec24様エレベーター保守・メンテナンス

  • • プランシンカCTIライトプラン
    • オプションなし
  • 基本プランのみでも効果を実感！
    電話応対がスピードアップ！
    電話業務が劇的に効率化！
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• ──────── 導入のきっかけは？

  一番は安価で電話業務が効率化できると感じたためです。

  これまでは、電話が掛かってきてもオーナー様か、管理会社様か、住居人様かの判断ができず、お電話の度に会社名や氏名、電話番号、管理番号などの確認が必要でした。お客様の中には早口で聞き取りにくい方もいらっしゃるので、その場合は何度も聞き返してしまい、お相手にも不快な思いをさせてしまうこともありました。

  シンカCTIのデモを拝見したときに、着信と同時にお客様情報が表示され、しかも、自社管理システムの項目が表示できると聞き、マンションごとの特徴が着信と同時に見えるのであればこれらのことが解消できることに期待して導入を決めました。

  実は過去にCTIを利用していたこともあったのですが、運用面で失敗した経験があります。シンカCTIの場合は、お客様の情報がシンプルな画面に表示され、登録内容の修正も簡単なため運用面の心配もほぼありませんでした。

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• ──────── シンカCTIの魅力は？

  魅力は大きく３つあります。

  ①着信時のお客様情報の把握

  基本的な機能ではありますが、お相手の顔を思い浮かべながら会話ができるので心に余裕をもって応対できるのは大きいです。受話器を取る前から、どなたからか、どんな状況かがわかるので、お客様の情報を目と耳のダブルで確認できるため聞き返す頻度がグーンと減っています。また、今まではお相手の電話番号が変更されていても気がつかず、カルテ（管理シート）を更新できずにいました。そのため、こちらから連絡をする場合に古い番号に連絡してしまったり、番号がわからないために対応が遅れたりしていましたが、今は番号の変更に即座に気づき、カルテを更新することができています。

  ②電話対応の時間短縮

  今までは事務のメンバーが用件を確認してから技術メンバーに取り次いでいましたが、技術メンバーのPCでもシンカCTIを利用できるようにして、担当顧客からの電話は進んで対応してくれるので、取次ぎの時間短縮に繋がっています。「私の担当なんで、出ないでくださいよ～(笑)」と言ってくるメンバーもいます。前回の点検内容などの問い合わせ時は、カルテの内容を確認するのですが管理番号を表示させているので瞬時に検索ができます。これまでのように検索に時間が掛かってしまい、お客様をお待たせすることもありません。

  ③着信履歴がすべて残る

  今までは電話を取れなかったら、電話をいただいたことすら気づきませんでしたが、着信履歴がすべて残るので、折り返したときにお客様に喜んでいただけていることを実感します。

• ──────── 今後どのような電話業務の改善を検討されていますか？

  シンカCTIに慣れることに注力していましたが、これからはもっと効率化できるようにしたいと考えており、まず、営業電話の対策としては、自由項目に「○○営業のためお断りと対応してください」などの【今後の対応】を残し、次回以降の対応の軽減化を考えています。

  他には、メモ機能の有効活用を考えています。既存のお客様からの問合せ内容をメモ登録し、前回の問合せ・対応履歴を見ながらの応対をすることで、お客様には、覚えてもらっていると安心してもらうことで顧客満足度の向上にも繋がりそうです。

  まだまだ使いこなせていない機能もあるので、どんどん使っていきます。

• ──────── どんな企業にお勧めしますか？

  中小企業全般おススメできます。特に、老人ホームなどの介護施設さんには最適ではないしょうか？介護施設さんは、高齢化社会で利用者も増えるでしょうし、他社との差別化もできるのでよいサービスだと思います。

  大企業様だとCTIを使っている企業もあると思いますし、データも多くてせっかくのシンプルな画面が見えにくくなり、逆に使いにくくなってしまうのではないかと思います。

• 株式会社i-tec24 様（https://www.i-tec24.net/）

  1970年創業以来経験ある独立系のエレベーターメンテナンス会社として、エレベーターをはじめとした設備の定期点検や法定調査、保全工事、古くなったエレベーターのリニューアル工事も承り、エレベーターを安全・安心・快適にご利用いただけるよう日々保守管理をしております。対応エリアは都内中心に、千葉、埼玉、神奈川の1都3県を対象に緊急時は休日夜間問わず急行いたします。

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